이메일은 회사 업무를 할 때 가장 중요한 소통 도구 중 하나이므로 잘 활용한다면 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 그러나 신입사원들이 처음 이메일을 통한 업무를 할 때 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 저 역시 사회 초년생 시절 이메일 작성과 관련해서 사수에게 여러 가지 피드백을 받았었고, 인사팀에서는 급여대장과 같은 기밀문서를 전 직원에게 보내는 실수를 해서 난리가 났었던 적이 있습니다. 이처럼 메일은 업무 효율성을 높여주는 만큼 어느 정도 체계화 되어 있는 작성 방법 및 주의사항을 잘 알고 있어야 합니다. 이번 글에서는 사회 초년생이 실무에 바로 적용할 수 있는 이메일 작성방법 및 주의사항들을 공유하겠습니다. 시행착오를 줄이고 업무에 빠르게 적응할 수 있게 잘 활용하셨으면 하는 바람입니다.
목차
■ 제목
메일 제목은 수신자에게 어떤 내용을 전달하려고 하는지 미리 알려주는 중요한 역할을 합니다.
하루에도 경우에 따라서는 수십 통의 메일을 주고받을 수 있기 때문에 상대방의 눈에 띌 수 있게 명확한 제목을 작성하는 것이 중요합니다.
1) 회사 내부에 보내는 이메일
제목 : [부서명] 목적 (일정 및 기한)
(예시)
[재무팀] XXXX 년 상반기 결산업무 일정(XXXX 년 XX월 XX일 ~ XX월 XX일)
2) 회사 외부에 보내는 이메일
제목 : [회사명] 목적 (일정 및 기한)
(예시)
제목 : [XX전자] 비상장주식 양수도 계약 관련 문의의 건(~XXXX 년 XX월 XX일 XX시까지)
■ 내용
본문 내용은 요점만 간단하게 작성하되 아래의 형식을 갖춰 효과적으로 내용을 전달해야 합니다.
인사말 및 자기소개를 시작으로 목적, 요청사항, 마무리 순으로 형식을 갖춰 작성한다면 수신자 입장에서 보다 편하게 내용을 이해할 수 있습니다.
1) 인사 및 소개
인사말은 메일을 시작하는 부분으로 상대방에게 예의를 표하는 부분으로 인사와 함께 수신인의 소속과 이름을 언급하고 간단하게 자기소개를 합니다.
(예시)
안녕하세요. XXX 과장님.
[XX팀 또는 XX회사] XXX 과장입니다.
2) 목적(배경)
모든 비즈니스 메일에는 협조요청, 안내 등 목적이 있습니다. 보내는 사람은 익숙한 내용이라 상관없겠지만 수신자 입장에서는 갑작스럽게 요청사항을 언급하면 요청 이유가 궁금할 수 있고 요청받은 내용이 윗사람의 승인 및 결재가 필요한 경우에는 요청 사항에 대한 배경이 언급돼야 빠르게 회신받을 수 있기도 합니다. 또한 배경 설명 없이 요청사항만 보내면 "뭐 맡겨놨나..."라고 기분이 상할 수도 있고 매너가 없다고 생각할 수도 있습니다.
(예시)
당사가 보유하고 있는 XXX 주식을 XXX에게 양도를 계획 중에 있습니다. 이와 관련하여 문의사항이 있어 메일 보내드립니다.
3) 요청사항
- 서술식 작성보다 짧고 명확하게 번호 매기기, 기호 등을 사용하여 가독성을 높여 수신자가 빠르게 내용을 파악할 수 있게 하는 것이 좋습니다.
- 중요한 내용은 항목 화하여 다음/아래 등으로 정리하며, 볼드체, 밑줄 등을 사용하여 눈에 쉽게 들어올 수 있도록 합니다.
- 기한 등의 일정을 표시할 때는 구체적인 날짜를 지정해 줘야 업무가 늘어지는 것을 방지할 수 있다.
XX월 XX일 XX시까지 (O)
이번 주 중으로, 내일 오후까지 (X)
(예시)
위 사안과 관련하여 당사 및 양수자의 세무 관련 신고 및 납무 의무가 어떤 것들이 있는지 아래의 계약주요 내용을 참고하시어 XX월 XX일까지 회신하여 주시면 감사하겠습니다. (만약 일정 내 회신이 불가하다면 가능한 날짜와 시간 회신부탁드립니다.)
계약주요 내용은 아래와 같습니다.
- 아래 -
■ 양도목적물 : XXXX㈜의 보통주식
■ 양도 일자 : XXXX 년 XX월 XX일
■ 양도 수량 : XXXXX주
■ 양도 가액 : 1주당 XXXX원
■ 양도 금액 : 일금 XX원정 (￦XXXXXX)
■ 맺음말
기본적인 예의이므로 감사인사와 보내는 사람의 이름을 넣어서 작성합니다
(예시)
감사합니다.
XXX 드림 또는 배상
■ 명함 넣기
메일 전송 후 상호 간의 유선 연락이 필요할 수도 있으므로 다른 연락 수단에 대한 정보를 넣어주는 것이 좋습니다.(필수)
대부분의 경우 그룹웨어에 명함 그림파일을 넣을 수 있는 기능을 사용하면 매번 기재할 필요가 없습니다.
(예시)
| XX인터내셔널 재무팀 홍길동 과장 T : 02)XXX-XXXX M : 010)XXXX-XXXX F : 02)XXX-XXXX E : kdhong@international.co.kr |
■ 파일 첨부
1) 첨부파일이 있는지 없는지 확인해야 합니다.
-메일 작성에 급급한 나머지 중요한 첨부파일을 누락하고 전송하는 경우가 있기 때문입니다.
2) 첨부파일이 있다면 본문에 언급을 하는 것이 좋습니다.
3) 업무 진행에 대한 내역 관리를 위해서 첨부파일명에 일정한 정보([회사 또는 부서, 작성자이름]_[제목]_작성날짜_버전]를 나타내는 것이 좋습니다.
(예시)
XXX(주) _XXXX 년 별도 주석_24.10.25.xlsx
재무팀 홍길동_XXXX 년 별도 주석_24.10.25.xlsx
4) 회사 내 보안프로그램이 깔려있고, 외부에 보내는 경우라면 보안해제 여부를 확인하고 보내야 합니다.
5) 수정이 가능한 파일은 무단으로 도용되는 경우를 방지하기 위해 워터 마크를 넣거나, 수정이 불가능한 파일 형식으로 바꿔서 보내야 합니다.
■ 기타 주의 사항
1) '수신자', '참조자', '숨은참조자'를 정확히 구분해서 작성해야 합니다.
- '수신자'는 메일의 내용을 수행해야 할 사람 또는 보고받을 사람이며, '참조자'는 간접적으로 엮여있는 사람들입니다.
- '참조자' '수신자'를 바꿔서 메일을 보내는 실수를 할 수 있으니 주의해야 합니다.
- '수신자' 및 다른 '참조자'에게 노출하고 싶지 않은 사람이 있거나 불특정 다수에게 보낼 경우 '숨은 참조'로 추가하여 보내면 됩니다.(수신자 명단을 공개하기 어려운 불특정 다수에게 메일을 보낼 경우 수신자를 비워놓고 숨은 참조에 넣어서 보내기도 합니다.)
2) 사안이 급한 건이거나 상급자에게 요청하는 경우는 메일 전송 후 유선으로 간략한 구두 설명과 함께 메일 보냈으니 확인부탁드린다고 말하는 것이 좋습니다.
3) 발송 전 리뷰를 하면서 어색한 표현이나 오타 검토를 최종적으로 하고, 그래도 불안하거나 중요한 건이면 사수에게 검토받고 보내는 것도 하나의 방법입니다.
■ 메일에서 사용하는 줄임말
- FYI(For Your Information) : 참고하세요
- CC(Carbon Copy) : 이메일을 수신자 이외의 간접적으로 연관되어 있는 사람에게도 보내는 것을 말합니다.
- BCC(Blind Carbon Copy) : 숨은 참조
- F/U(Follow Up) : 후속작업
- A.S.A.P(As Soon As Possible) : 보통 '아삽'이라고 말하며 가능한 한 빨리라는 뜻입니다.
- R.S.V.P(Repondez S'il Vous Plait) : 회신 바랍니다.